Stopvergaderen.nu:
Het Platform tegen Nodeloos Vergaderen in Nederland
Inleiding
“We Vergaderen Teveel”
Vooral in grotere bureaucratische organisaties wordt zoveel overlegd dat de mensen niet of nauwelijks meer aan hun werk toekomen. Daardoor bereiken we te weinig.
Het Platform tegen Nodeloos Vergaderen is opgericht om die vergaderwoede af te remmen. Met deze website, ons gratis ebook, en onze lezingen en workshops bieden we werkend Nederland een alternatief voor een dag vol nodeloos overleg.
Voor de goede orde: we zijn niet tegen alle vergaderingen, we zijn tegen alle nodeloze vergaderingen. En dat zijn er helaas veel te veel.
“We Bereiken Te Weinig”
Het probleem
'De vergaderwoede in ons land is enorm. Als we ergens wereldkampioen in kunnen worden, dan is het vermoedelijk wel hierin.
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat we voor 14 tot 20 miljard aan loonkosten weg vergaderen. Dat is grotendeels weggegooid geld: in onze voorzichtige schatting is 50-80% van alle vergaderingen onnodig.
Vooral de vaste vergaderingen die een jaar van tevoren worden gepland (elke derde dinsdag van de maand overleg) kunnen moeiteloos overgeslagen worden. Zodra er een mailtje rondkomt met de vraag ‘hebben we nog iets voor de vergadering’, weet je dat je net zo goed kunt stoppen.
Maar het gaat niet alleen om verspilling van tijd. De gevolgen van teveel vergaderen zijn minstens even ernstig: werk blijft liggen, innovatie komt niet van de grond en talenten haken verveeld af.
De gevolgen (vergader-horror)
Teveel vergaderen is een probleem. Het is een van de meest voorkomende klachten in moderne organisaties. En de gevolgen kunnen ernstig zijn. Hier een rijtje met vergaderhorror:
- De top heeft geen idee wat zich op de werkvloer afspeelt. Te druk met vergaderen.
- Teveel vergaderen leidt tot een vergader infarct. Er wordt dan zoveel vergaderd dat mensen niet meer aan het echte werk toekomen.
- Mensen hebben geen tijd meer om al die vergaderingen voor te bereiden. Daardoor komen onderwerpen elke keer terug en komen we vaak geen steek verder.
- Afspraken uit vergaderingen (als ze al worden gemaakt) worden niet nagekomen. Geen tijd, door al die vergaderingen.
- Teveel vergaderen leidt tot interne focus en verlies van gevoel voor de markt. Dat kan dodelijk zijn voor organisaties.
- Talentvolle medewerkers raken gedemotiveerd door de enorme vergaderdruk: ze verlaten de organisatie of begraven hun ambities.
Doe de Test
Wil je testen in hoeverre jouw organisatie is aangetast door het vergadervirus? Probeer dan eens een afspraak met een gemiddelde manager te maken om samen een probleem op te lossen. 10 tegen 1 dat je vandaag niet terecht kunt. Morgen ook niet. Misschien is er volgende week nog ergens een gaatje... Oh nee, dan is er een ingelaste meeting. ‘Ze zit helemaal vol’, verzucht menig secretaresse. Hoe hoger in de organisatie, hoe erger de kwaal.
2 Definities
Waar hebben we het eigenlijk over als we het over vergaderen hebben? Wat valt eronder en wat niet? Twee definities om mee te beginnen:
1.
Vergadering, de; v (en) een bijeenkomst van meer dan 2 personen met het doel iets te bereiken
2.
Vergadering, de; v (-en) 1: een bijeenkomst van meer dan 2 personen zonder duidelijk doel 2: ontmoetingsplaats voor ego’s, 3: plek waar afdelingsbelangen worden verdedigd. 4: onproductieve gewoonte in grote organisaties
De eerste definitie is de theorie. De tweede is maar al te vaak de praktijk. De strijd van het platform tegen nodeloos vergaderen gaat tegen vergaderingen van de tweede categorie. En tegen teveel vergaderingen (van welke categorie dan ook)
De Vergadervorm
Een deel van het probleem zit in de vorm waarin we vergaderen. Even terug naar de eerste definitie:
Vergadering, de; v (en) een bijeenkomst van meer dan 2 personen met het doel iets te bereiken Dit is het ruime begrip vergaderen. Elke bijeenkomst met een doel zou je in die zin vergaderen kunnen noemen. Dus alle denkbare vormen van bijeenkomst vallen onder dit ruime begrip: brainstorms, samen oplossingen bedenken voor een flip-over, presentaties, etc.
Smaller
Maar er is een ook smallere interpretatie. Vergaderen betreft dan een groep pratende mensen gezeten rond een tafel Een van de problemen is dat we -wanneer we bijeenkomen om een doel te bereiken- vrijwel automatisch voor de smallere vorm kiezen: we gaan met zijn allen rond een tafel zitten. Deze smallere vorm van vergaderen heeft een aantal ingebakken problemen:
- Door de tafelschikking zitten we fysiek tegenover elkaar. Met ook nog eens een barrière tussen ons in (de tafel en de tussenruimte). Zonder dat we ons dat bewust zijn maakt de tafel ons strijdbaarder: we staan sneller tegenover elkaar in plaats dat we samenwerken. Vergaderen wordt in veel gevallen debatteren: iedereen probeert zijn gelijk te halen.
- Ons werkgeheugen kan slechts een kleine hoeveel informatie tegelijk vasthouden. Daardoor missen we meestal het grote plaatje en reageren we vooral op elkaars laatste opmerkingen. Dat leidt zelden of nooit tot wezenlijk begrip en zicht op slimme oplossingen.
- Onze hersenen kunnen maar 1 ding tegelijk. We kunnen niet tegelijkertijd luisteren EN nadenken over wat we zelf willen gaan zeggen. Hoezeer je het ook probeert: het is biologisch onmogelijk. Met als gevolg dat we in vergaderingen vooral bezig zijn om zo goed mogelijk onze eigen argumenten te verwoorden. We luisteren dus niet naar elkaar.
Multi-vergaderingen
Nog een extra probleem is dat de meeste vergaderingen multivergaderingen zijn, met veel onderwerpen op de agenda. En dus ook met heel veel verschillende doelen voor heel veel verschillende stakeholders. Dat brengt een aantal problemen met zich mee:
- Niet elk onderwerp is relevant voor elke deelnemer. Sterker nog: vaak heb je maar 2 of 3 van de deelnemers nodig om een afzonderlijk onderwerp te bespreken. Maar omdat alles plenair wordt behandeld voelt iedereen zich min of meer verplicht om over alles iets te zeggen. Dat is hoogst inefficient en kan zelfs de kwaliteit van de besluitvorming verlagen.
- Deelnemers gaan zich vervelen omdat veel van de onderwerpen hen niet aangaan. Ze komen dan in de verleiding om iets anders te gaan doen op hun telefoon of laptop.
- De tijdsduur van de vergadering neemt onevenredig toe omdat teveel mensen hun zegje willen doen.
- Omdat er zoveel onderwerpen op de agenda staan wordt elk issue vaak afgeraffeld (we moeten door!) en komt er niet een echte oplossing of een echt besluit. Vaak komt het onderwerp dan een volgende vergadering weer terug.
In plaats van multi-vergaderingen met heel veel onderwerpen en heel veel deelnemers is het veel beter om elk onderwerp apart te agenderen met alleen de mensen die erbij nodig zijn. Dat lijkt minder efficient, maar het tegendeel is waar
Oorzaken
Voor we aan de oplossingen toekomen is het belangrijk de redenen achter het vele vergaderen te begrijpen. Waarom doen we het als het zo slecht werkt en als vrijwel iedereen er zo’n hekel aan heeft?
Een aantal oorzaken op een rijtje:
- Vergaderen is een gewoonte. We doen het omdat we het altijd al deden. Zodra er een afdeling is gevormd wordt er automatisch een (periodieke) afdelingsvergadering gepland. We denken dat het zo hoort.
- Vergaderen verschaft status. Veel vergaderen verschaft veel status, want als je het heel druk hebt, ben je heel belangrijk.
- Het zit in onze cultuur. Bij de polder hoort overleg, overleg en nog eens overleg. Dat heeft z’n goede kanten, maar niet als het praten het doen gaat overheersen.
- Gebrek aan moed. In plaats van gewoon te besluiten, beleggen we liever een vergadering. Dan ligt de schuld tenminste niet alleen bij jou als het misgaat.
- Onduidelijkheid. Doelen zijn niet duidelijk, verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk. Voortgang is niet duidelijk. Laten we een vergadering beleggen.
- We kennen de alternatieven niet. En dus gaan we maar vergaderen.
- Gemakzucht. Vergaderen is veel makkelijker en veiliger dan innoveren.
- Vergaderen is een leuk alternatief voor werk: het verschaft status, je hoeft nauwelijks iets te doen, krijgt onbeperkt koffie en je ontmoet nog eens wat collega’s.
Diepere oorzaken
Maar vaak is er ook sprake van dieperliggende oorzaken. Er zit iets niet goed in de organisatie. Dan is het aanpakken van vergaderen alleen niet genoeg; je zult ook dieper moeten graven. Doe je dat niet, dan ben je alleen symptomen aan het bestrijden en keert de vergaderdruk vanzelf weer terug. Wat zijn zoal dieperliggende problemen, waar veel vergaderen het gevolg van is?
- Geen heldere verantwoordelijkheden: Als je niet helder hebt benoemd wie ergens verantwoordelijk voor is en zelfstandig beslissingen mag nemen zal er veel worden vergaderd om tot een beslissing te komen. Remedie: maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en laat mensen zelfstandig beslissingen nemen.
- Angstige cultuur: Ondernemen is fouten maken en daarvan leren. In veel grotere organisaties ligt de nadruk op het vermijden van fouten. Om zich in te dekken gaan mensen dan vergaderen. Een eventuele ‘fout’ komt dan op het conto van de vergadering en niet op jou als persoon. Remedie: sta fouten toe en beloon mensen die risico’s nemen
- Teveel dingen tegelijk doen: Grotere organisaties doen vaak teveel dingen tegelijk. Als we teveel doen, hebben we per definitie te weinig tijd om de dingen ook goed te doen. En als dingen mis gaan, moeten er extra vergaderingen worden belegd. Vaak leidt dit tot een neergaande spiraal. Remedie: schrap in je activiteiten. Doe alleen dingen waar je de mensen en middelen voor hebt.
- Teveel managementlagen: Elke manager wil iets betekenen en iets toevoegen. Meer managementlagen betekent vrijwel automatisch meer vergaderingen. En al die lagen moeten elkaar natuurlijk op de hoogte houden, door middel van vergaderingen. Remedie: schrap managementlagen (maar trap niet in de valkuil daar heel veel over te gaan vergaderen).
- Teveel stafafdelingen: Stafafdelingen willen graag iets toevoegen. Dus starten ze projecten die de organisatie beter moeten maken. Op zich kunnen die projecten zinvol zijn, maar besef dat ze leiden tot nog meer vergaderen. Remedie: schrap in je stafafdelingen of laat ze alleen projecten starten als die echt prioriteit hebben en als je er de ruimte (tijd) voor hebt.
- Teveel complexiteit: In veel grotere organisaties hebben we de dingen zo complex gemaakt dat niemand meer snapt hoe het precies zit. Die verwarring wordt bestreden door er met elkaar over te gaan vergaderen. Maar als de organisatie al teveel vergadert, leidt dat alleen maar tot meer verwarring. Remedie: maak dingen zo simpel mogelijk
Oplossingen
Om het nodeloze vergaderen terug te dringen kun je vier dingen doen:
1. Minder vergaderen
2. Korter vergaderen
3. Vergaderen vervangen
4. Oorzaken aanpakken
Hieronder een aantal tips per oplossingsrichting:
Minder vergaderen (8 tips)
Minder vergaderen is de eerste oplossingsstrategie tegen het teveel vergaderen. Snoeien dus. Dat klikt bijna als een open deur. Maar hoe doe je dat dan?
- Meten en schrappen: Pak je agenda, maak een lijst met alle vergaderingen en zet er 3 kolommen achter met de volgende informatie:
- Altijd zinvolle vergaderingen.
- Soms zinvol
- Zelden/nooit zinvol.
Schrap vervolgens categorie c, en verlaag de frequentie van b.
- 50-50-50 (De helft van de helft van de helft) Hier analyseer je niet, je gaat gewoon schrappen
- Halveer het aantal vergaderingen
- Halveer het aantal deelnemers van elke overblijvende vergadering
- Halveer de tijd die voor de vergadering wordt ingeruimd.
- Doel Kom alleen bij elkaar als er een duidelijk doel is. Weiger vergaderverzoeken waar dat doel niet is gespecificeerd. Als je toch bij een bijeenkomst zit waar dat doel onduidelijk is, vraag ernaar. Loop weg als er geen goed antwoord komt.
- Ga Niet.
Ga niet meer naar vergaderingen. Spreek met je baas af dat je in de tijd dat anderen vergaderen iets gaat doen dat echte waarde oplevert. Iets nieuws uitvinden. Of contact met een klant. Of spijbel gewoon.
- Stel een quotum. Besteedt maximum 20% van je tijd aan vergaderen. Vol is vol. Als er per se een vergadering bij moet, gaat er een andere af. Weiger ook vergaderverzoeken met het argument dat je vergaderquotum bereikt is.
- Vergaderloze dag Stel een dag in, waarop niemand in de organisatie mag vergaderen. Zorg voor opvang van radeloos ronddwalende managers en andere vergadertijgers die geen flauw idee hebben wat ze dan moeten doen…
- Vergaderloze uren
Stel uren in, waarop niemand in de organisatie mag vergaderen. Een uitstekende keuze is om de hele ochtend vergadervrij te houden. De productiviteit schiet er onmiddellijk door omhoog.
- Meet de vergadertijd
Meet de tijd die jij, je team of de hele organisatie aan vergaderen verknoeien. Stel targets om dat terug te dringen en vier successen. Laat zien wat je bereikt in de tijd van de geschrapte vergaderingen.
Korter vergaderen (7 tips)
Het zou al heel veel helpen als we korter gaan vergaderen. Snel, to-the-point, en hup weer aan het werk. De praktijk is heel anders: eindeloze sessies waar weinig tot niks uitkomt. Laten we dat veranderen. Een aantal tips om de tijd die we verspillen met vergaderen drastisch te verminderen.
- Maak de kosten zichtbaar. Bereken aan de hand van het uurloon van elke deelnemer hoeveel de vergadering per uur kost. Hak dat op in kleinere tijdeenheden en hang groot aan de muur wat de kosten zijn na tien minuten, twintig minuten, een half uur etc.
- Ga staand vergaderen. Gegarandeerd dat je eerder klaar bent. Staand vergaderen duurt 35% korter dan het traditionele zittend vergaderen, zo blijkt uit een onderzoek van TNO. De deelnemers blijken het ook efficiënter en prettiger te vinden. Maar liefst 85 % vergadert liever staand dan zittend, aldus TNO.
- Oncomfortabel moment Start een vergadering op een oncomfortabel moment. Om 12.00. Of om 16.30. De drang om te lunchen of om naar huis te gaan zal de vergadering vanzelf korter maken
- Plan 22 minuten Plan geen vergaderingen van een uur, maar neem een kortere tijdseenheid. Nicole Steinbok pleit voor de 22 minute meeting. Zij stelt dat we dan nog 8 minuten over hebben om naar een volgende vergadering (foei Nicole) te gaan en daardoor hoeft niemand meer te laat te komen.
- Geen Notulen Stop met het maken en bespreken van uitgebreide notulen. Het bespreken daarvan kan soms een flinke hap uit de beschikbare tijd nemen. Een simpele actielijst is vaak beter en doeltreffender. Aangevuld met een kort lijstje met gemaakte afspraken.
- Minder sprekers Voorkom dat alle deelnemers iets over het onderwerp zeggen, omdat ze nou eenmaal in de vergadering zitten. Laat alleen mensen aan te woord voor wie het onderwerp relevant is EN die iets nieuws in te brengen hebben.
- Beperk de agenda. Stop met multivergaderingen, waar meerdere onderwerpen worden besproken. Vervang ze zoveel mogelijk door mono-besprekingen waar slechts een onderwerp centraal staat. Nodig ook alleen de deelnemers uit die daarbij nodig zijn. Zo voorkom je dat mensen vergaderingen moeten uitzitten terwijl er slechts 1 punt interessant is vooor ze.