Selecteer een pagina
Minder vergaderen in 2019

Minder vergaderen in 2019

Hoeveel van je kostbare tijd ga je weg-vergaderen in 2019?
Dit is meteen een van de belangrijkste vragen dit je komend jaar zult moeten beantwoorden, als je een productief jaar wilt hebben..

Tijd is onze kostbaarste resource. En toch gaan we ermee om alsof het niet op kan. Een van de grootste boosdoeners is vergaderen. We vergaderen simpelweg teveel. En bereiken (daardoor) te weinig.
Meestal worden aan het begin van het jaar heel veel (overbodige) vergaderingen ingepland. En dus is dit de tijd om in te grijpen en weer baas te worden over je eigen tijd.
Kijk goed welke vergaderingen je kunt schrappen. En doe dat dan ook.

3 tips om te helpen:

  1. Vergader alleen als er een noodzaak is. Schrap periodieke (gewoonte-)vergaderingen.
  2. Stel voor jezelf een vergaderquotum in: een maximaal aantal uren dat je per dag aan vergaderingen wilt besteden (hoe minder hoe beter).
  3. Stel een vergadervrije tijd in: bijv: vergaderen mag alleen na 14.00 uur. Dat geeft je al 5 uur per dag voor productief werk (als je om 9.00 begint).

TIJDELIJK GRATIS

Om te helpen ontgaderen richtte ik eerder het Platform Tegen Nodeloos Vergaderen op. Het bijbehorende e-handboek Minder Vergaderen staat boordevol praktische tips, kost normaal 4,95, maar is t/m 6 januari van 2019 GRATIS te downloaden!

Je verzilvert dit aanbod in onze webshop door bij het afrekenen de code “Happy2019” in te voeren. Het af te rekenen bedrag komt dan op 0 euro. En je kunt het e-book meteen downloaden. Veel leesplezier! 

9 tips voor probleemoplossende meetings

9 tips voor probleemoplossende meetings

Een van mijn helden, Seth Godin, Heeft 7 regels opgesteld voor een succesvolle, probleemoplossende vergadering.

Goed initatief, want probleemoplossende vergaderingen doen in de praktijk zelden wat ze moeten doen: problemen oplossen.

Hier zijn Seth’s 7:

  1. Only the minimum number of people should participate. Don’t invite anyone for political reasons. Don’t invite anyone to socialize them on the solution because they were part of inventing it–people don’t need to be in the kitchen to enjoy the meal at the restaurant.
  2. No one participating by conference call… it changes the tone of the proceedings.
  3. A very structured agenda to prevent conversation creep. You are only here to do one thing.
  4. All the needed data provided to all attendees, in advance, in writing.
  5. At least one person, perhaps the host, should have a point of view about what the best course is, but anyone who comes should only be invited if they are willing to change their position.
  6. Agree on the structure of a deliverable solution before you start.
  7. Deliver on that structure when you finish.

Er zitten een paar goede punten in. Nodig het minimaal benodigde aantal mensen uit en vraag geen mensen om politieke redenen, is bijvoorbeeld een goed punt dat we hier ook vaak benadrukken. Ook punt 5 is interessant: tenminste een deelnemer moet een point of view hebben over de beste oplossingsrichting. Dat kan oeverloos gezwam voorkomen.

Een opmerkelijke is echter het tweede deel van punt 5:

anyone who comes should only be invited if they are willing to change their position.

Een uitstekende stelling. Teveel vergadingen lopen mis omdat deelnemers hun mening gaan verdedigen en het debat willen winnen. Door alleen deelnemers toe te laten die bereid zijn hun mening te veranderen, geef je een heel andere dynamiek aan een vergadering. De vraag is natuurlijk wel hoe je het controleert en hoe je het afdwingt. Dat vraagt een hoop van de voorzitter.

Naast de goede punten in het lijstje van Seth, mis ik ook nog iets. Dat zit ‘m wat mij betreft in de setting van de vergadering. Als dat een traditionele opzet is (mensen zittend rond een tafel), loop je volgens mij grote risico’s:

  1. Je zit tegen over elkaar en dat leidt ertoe dat we elkaar gaan bestrijden
  2. Je zit de hele vergadering en dit gebrek aan lichamelijke bewegelijkheid zou ook weleens kunnen leiden tot geestelijke starheid
  3. Als we verbaal vergaderen, blijven we makkelijk steken in de details die het laatst voorbij kwamen en missen we het grote plaatje.

Daarom zijn de 7 van Seth niet voldoende voor een probleemoplossende bijeenkomst. De 9 van Richard zijn dan beter (sorry, Seth)

9 punten voor een probleemoplossende bijeenkomst:

  1. Vraag jezelf eerst af of je wel bij elkaar moet komen of dat je zonder plenaire bijeenkomst al een oplossing kunt vinden. Als dat zo is: beleg geen bijeenkomst.
  2. Vraag jezelf wie je echt nodig hebt en nodig alleen die mensen uit. Geef aan dat ze alleen welkom zijn als ze bereid zijn hun ego opzij te zetten en hun mening te veranderen (dank je, Seth)
  3. Ga eerst op expeditie naar de werkelijkheid en zorg dat je goed weet wat er echt aan de hand is (dat is soms iets anders dan we denken) en hoe het echt in elkaar zit. De straatjut-techniek leert je onbevooroordeeld kijken (www.straatjutten.nl)
  4. Zorg voor een goede probleemstelling. Besteedt daar alle tijd aan die nodig is. De probleemstelling is al de helft van de oplossing.
  5. Zet geen andere punten op de agenda, beperk je tot het ene probleem
  6. Neem voldoende tijd om echt een oplossing te bereiken. Dat betekent een ruim time frame en niet standaard vergadertijd van een uur
  7. Ga niet in een standaard vergaderzaal zitten, maar kies een ruimte waarin je flexibel aan de slag kan.
  8. Ga visueel vergaderen. Zorg dat je een muur hebt waarop je de essentie van het probleem kun schetsen en kunt laten hangen, zodat het ‘grote plaatje’ in ieders gezichtsveld aanwezig is.
  9. Werk vooral staand voor die muur. Dat maakt mensen beweeglijk en zorgt envoor dat we samen tegenover het probleem staan, in plaats van tegenover elkaar. Laat iedereen schetsen en schrijven (stiften en geeltjes) zoda iedereen kan bijdragen aan oplossingen.